s 5 در مدیریت و سازماندهی کار

اهمیت s 5 در مدیریت و سازماندهی کار                  

موفقیت در کار هیچ گاه یک اتفاق یا حادثه نیست ، بلکه از طریق تلاش های یک مدیر صادق و قابل انعطاف تحقیق می پذیرد .

 s5 ایده هایی است که تا همین اواخر به عنوان حرکتی جزیی و کم اهمیت در زمینه تولید و بهره وری به شمار  می رفت و آن را صرفا جالب ، اما نه ضروری ، در نظر
می گرفتند ولی امروزه مدیریت دیدگاه خود را نسبت به s5 تغییر داده و آن را محور تفکر و فلسفه خود قرار داده است . امروزه s5 روشی کلیدی در مدیریت و در واقع برنامه یی برای مشارکت همه جانبه تمامی کارکنان است .

s5 بک رویکرد قدم به قدم برای تمیز کردن و سازماندهی محیط کار است و نقطه شروع بهبود بهره وری و کیفیت بخصوص در صنایع ساخت و تولید به شمار می رود . نتایج زیر از گسترش فعالیت های s5 متصور است :

-         محیط کاری تمیزتر و سامان یافته تر خواهد بود .

-         عملیات روزانه افراد ساده تر و ایمن تر انجام خواهد یافت .

-         نتایج برای همه قابل رویت خواهد بود . بنابراین امکان ارایه ایده های جدید و بیشتر در امر بهبود وجود دارد .

فعالیت های s5 یک رویکرد اساسی برای ایجاد فرهنگ مثبت و منضبط کاری در سازمان است و مزایای محسوسی همانند مشارکت بیشتر افراد ، افزایش تعداد پیشنهادات ، استفاده بهتر از فضا ، کار در جریان و موجودی های کمتر ، جریان بهتر و روان تر عملیات ، نرخ های پاییت حوادث ،‌خرابی ها و دوباره کاری ها را به همراه دارد . برای بکارگیری موفق s5 و ایجاد مدیریت بهره وری باید موارد ذیل را بطور مناسب مورد نظر قرار داد :

-         اعتقاد به کار گروهی و مداوم برای بهبود

-         اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان

-         وجود رهبری و مدیریتی توانا و لایق برای ایجاد تغییر

-         همکاری و مشارکت کارکنان

-         برقرای سیستم ارتباطی موثر در سازمان

-         تناسب تغییرات با توان و امکانات سازمان

-         برقراری سیستمهای پاداش و سهیم کردن افراد در منافع حاصل از بهبود

-         امنیت شغلی و ایجاد شرایطی که شغل کارکنان بخشی از زندگی آنها باشد .

-         آموزش مدوام سطوح مختلف افراد سازمان

هر مدیر خلاق به منظور توانمند سازی کارکنان و بالفعل ساختن استعدادهای آنها در محیط کار در جهت ارایه خدمات و افزایش کارایی آنها ، لازم است موارد ذکر شده را جزو اولویت های کاری سازمان قرار دهد چرا که موفقیت کاری یک مدیر تا حدود زیادی به میزان اهمیت و توجه او به این نکات بستگی دارد . همچنان که مدیر کل یک شرکت بزرگ امریکایی می گوید : تمام دارایی های من را بگیرید ، اما همه افراد سازمان را در اختیار من قرار دهید ، در عرض پنج سال تمام این ، دارایی را به شما
 بر می گردانم . موفقیت در کار هیچ گاه یک اتفاق یا یک حادثه نیست . بلکه از طریق تلاش های یک مدیر صادق و قابل انعطاف تحقیق می پذیرد ، بنابراین s5 تجسمی از توانایی های افراد در مشارکت همه جانبه است و به همین دلیل است که از s5 به عنوان شاخصی از میزان کارایی مدیریت شرکت ها و سنگ ترازویی برای سنجش میزان شرکت همه جانبه کارکنان آنها نیز یاد کرده اند .

اکنون پس از بررسی ضرورت اجرای s5 در امر مدیریت و محیط کار لازم است که این اصول به صورت دقیق مشخص شود . s5 بطور کلی عبارتند از : سازماندهی ، نظم و ترتیب ، پاکیزه سازی ، انضباط .

سازماندهی : از دیگاه s5 ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیر ضروری ، اتخاذ تصمیمات قاطع ، اعمال مدیریت اولویت ها برای رهایی از غیر ضروری ها از طریق شناسایی و حذف علل و عوامل آنها در همان مراحل اولیه و پیش از تبدیل شدن آنها به مشکلات واقعی است .

نظم و ترتیب : یعنی قرار دادن اشیا در مکان های مناسب یا به ترتیب مطلوب ، به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد . نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیای مورد نیاز بدون انجام جست و جوهای بیهوده . نکته اصلی در ایجاد استفاده از مدیریت کارکردی و حذف جست و جو است . هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد آن و با در نظر گرفتن کیفیت و ایمن کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد ، محل کار همواره مرتب خواهد بود .

پاکیزه سازی : در معنای عام کلمه ، همان تمیز کردن اشیا است . از دیدگاه s5 پاکیزه سازی عبارت است از  دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیا از آلودگی ها و مواد خارجی . پاکیزه سازی از دیگاه s5 نوعی بازرسی است . بدین ترتیب ، بازبینی و پاکیزه سازی محیط کار برای حذف آلودگی ها و زواید ، موضوعات عمده و مورد تاکید در پاکیزه سازی اند . با وجود این ، پاکیزه سازی و اخیرا جایگاه و اهمیت روز افزونی که شایسته آن است نایل شده است . کیفیت بالاتر ، دقت بیشتر و تنکنولوژی های پردازشی بهتر ، سبب گشته که کوچکترین جزییات نیز ، تاثیری حیاتی و سرنوشت ساز در کارها داشته باشند به همین دلیل در پاکیزه سازی کامل و فراگیر محل کار بسیار سختگیر و مصمم یود .

استاندارد سازی : تاکید اصلی در استاندارد سازی ، متوجه مدیریت دیداری ، شرایط و اوضاع در محیط کار به نحوی کنترل می شوند که می توانید با سرعت و دقت مطالعه کنید . مدیریت دیداری اخیرا به عنوان وسیله یی موثر در اجرای کایزن ( پیشرفت دایمی ) مورد توجه و استفاده گسترده قرار گرفته است و اکنون از آن برای نظارت بر تولید ، ایمنی و … استفاده می شود .

انضباط : در معانی عام عبارت است از آموزش و توانایی بر انجام وظیفه هر چند که این وظیفه کاری دشوار باشد . انضباط به معنی ایجاد توانایی لازم برای انجام امور به شیوه مطلوب و مورد نظر است . نکته اصلی در اینجا شکل دهی و ایجاد عادات صحیح به جای عادات نادرست است . این کار را باید از طریق آموزش شیوه یی درست و کارهای لازم به افراد و تمرین دادن آنها در این زمینه انجام داد . این تمرین از طریق وضع مقررات و پیروی از آنها صورت  می گیرد .

بدین ترتیب هر مدیری با اجرای این اصول به شیوه درست می تواند رفتار سازمانی کارکنانی را تنظیم کرده و برای بهبود کیفیت کاری سازمان قدم بردارد اجرای دقیق کمک می کند که بسیاری از مشکلات را از پیش پا  برداریم s5 همچنون یک آیینه منعکس کننده عادات و الگوهای رفتاری بوده و عدم رعایت آن نشانه یی از تنبلی و رخوت فکری است . 

                                                                                                                                      تهیه و تنظیم از  :  محمد حسین مسلمان